Grâce à Excel Online, il est possible de travailler de manière collaborative, sur le même document en simultané. En revanche, les macros VBA ne peuvent pas être exécutées sur Excel Online (Teams ou SharePoint).
Comment faire lorsqu’on souhaite passer sur un service collaboratif en ligne, tout en conservant des automatisations et règles métiers ?
1. Une application avec Excel et VBA, pour quels besoins ?
Excel a toujours été la référence pour permettre aux services de développer leurs propres outils de travail : tableaux de comptabilité, calculs d’indicateurs, liste de tâches… Les macros VBA permettent même d’automatiser des tâches, voire de créer de puissantes applications métiers sur mesure.
En profitant de l’ensemble de la suite Office, les macros VBA permettent en effet de :
- Créer des formulaires de saisie dynamiques et personnalisés
- Automatiser l’envoi de mails ou la sauvegarde de documents
- Générer des rapports Word ou PDF
- Communiquer avec des bases de données…
La force de cette solution est de pouvoir s’adapter à 100% aux besoins et contraintes du métier.
Malgré toutes ces fonctionnalités, Excel n’intégrait pas d’outil pour travailler de manière collaborative sur un fichier. Cette problématique correspond à un besoin grandissant des entreprises, et Excel Online répond en partie à cela.
2.Travailler simultanément sur un fichier avec Excel Online
Excel Online répond en partie au besoin de collaboration car il permet de travailler sur un fichier à plusieurs de manière simultanée, et de visualiser les modifications des autres utilisateurs. De plus, Excel Online peut s’ouvrir dans Teams qui permet d’apporter un environnement entièrement dédié à la collaboration. C’est donc tout naturellement qu’Excel est venu alimenter ces espaces de travail en équipe.
Le principal avantage d’Excel sur le web ou sur Teams, c’est que tout le monde travaille sur la même version en même temps. Chaque modification est visible en temps réel, et un historique de version est disponible pour éventuellement récupérer une version antérieure du fichier.
Les commentaires permettent également d’ajouter des fonctionnalités de collaboration (fil de discussion) et de traçabilité intéressante sur le cycle de vie du fichier Excel.
Pour une volumétrie raisonnable et un nombre d’utilisateurs simultanés restreints, Excel Online offre donc des solutions intéressantes et rapides à mettre en place.
Il est en revanche impossible d’exécuter des macros VBA sur Excel Online, ce qui ne permet plus de profiter d’outils automatisés. Toutes les applications développées avec du VBA sont alors inutilisables dans l’environnement collaboratif de Microsoft 365.
3. Quelles alternatives à Excel sur le Web ?
Nous avons vu qu’Excel peut permettre le développement d’outils métiers sur mesure alors qu’Excel Online répond plutôt au besoin de travail collaboratif. Cependant, vous pourriez avoir besoin d’applications métiers qui intègrent des automatisations tout en permettant le travail simultané et le stockage des données sur le Cloud.
Vous vous demandez peut être comment :
- envoyer des mails automatiquement sans avoir à ouvrir mon fichier Excel ?
- saisir des données en ligne ou sur mobile avec des formulaires dynamiques et sur mesure ?
- intégrer plus d’éléments tels que des photos dans mes fichiers ?
- scanner un code barre avec mon téléphone plutôt que de saisir les références dans un cellule Excel ?
- diffuser à mon équipe un tableau de bord rafraichit toutes les heures ?
Pour répondre à tous ces enjeux, des solutions low-code existent dans Microsoft 365. De nombreux outils permettent en effet de déployer des solutions sécurisées et 100% personnalisés.
Grâce à la Power Platform, il est aujourd’hui possible de déployer des applications métiers sécurisées, utilisables sur tous les supports et de manière simultanée dans votre organisation. Les coûts et délais de développement restent réduits, comme pour une application Excel.
De plus, ces nouveaux outils embarquent des fonctionnalités pour gouverner la sécurité et la confidentialité des données. Vous trouverez ici plus d’informations sur la sécurité au sein de Microsoft 365.
Conclusion
En conclusion, le choix de la solution utilisée pour le développement d’une application métier dépend de nombreux facteurs comme la criticité des données, la complexité métier, l’environnement des utilisateurs etc… Quel que soit votre projet, Kypeo met à votre profit son expérience pour vous accompagner dans le choix de l’outil le plus adapté !
